Att skicka sin första faktura brukar kännas krångligare än det är – tills någon visar exakt vilka rutor som måste fyllas i. För svenska frilansare och småföretag handlar det om ett fåtal obligatoriska uppgifter, 25 procent moms på de flesta tjänster och regler som Skatteverket (momsregler för fakturering) ställer upp. Gratis mallar i Excel, Word och Google Kalkylark gör jobbet åt dig – och valet av verktyg avgör hur mycket tid varje faktura faktiskt tar.

Senaste artiklar

Moms i Sverige: 25 % · Standard betalningsvillkor: 30 dagar · Obligatoriska fakturafält enligt Skatteverket: 9

Snabböversikt

1Bekräftade fakta
2Vad som är oklart
3Tidlinjesignal
4Vad händer härnäst
  • Nästa steg efter mallen: spara som PDF och skicka – WPS beskriver hela flödet (WPS (kontroll-program med Excel-mallar))
  • Avancerade format som E-faktura (EDI) följer egna specifikationer och kräver separat uppsättning (WPS (kontroll-program med Excel-mallar))

En handfull siffror, ett tydligt mönster: svenska fakturor ska klara både EU:s minimiregler och Skatteverkets skarpare krav – och momsen ska alltid gå att härleda i kronor.

Faktum Värde
Moms på de flesta varor och tjänster 25 % (Excelmallen (mallbibliotek för småföretag))
Reducerade momssatser i svenska mallar 12 % och 6 % (Excelmallen (faktura med svensk moms))
Standard betalningsvillkor 30 dagar
Obligatoriska uppgifter enligt EU-direktiv 7 st.
Obligatoriska fakturafält enligt Skatteverket 9 st.
Faktura ska sparas Minst ett exemplar (enligt Skatteverket (momsregler för fakturering))
Moms i utländsk valuta Ska anges i svenska kronor (enligt Skatteverket (momsregler))

Hur skapar jag mina egna fakturor?

Grundflödet är detsamma oavsett om du använder en Word-mall, ett kalkylark eller en fakturatjänst. Enligt Skatteverket (momsregler för fakturering) ska en faktura utfärdas vid försäljning av varor eller tjänster till någon som inte är privatperson – exempelvis ett företag eller en förening – och skyldigheten gäller oavsett priset, även för förskott och a conto-betalningar.

Välj ett verktyg eller mall

Välj utifrån hur du fakturerar, inte utifrån vilken mall som ser snyggast ut. För en faktura i månaden räcker en nedladdningsbar mall; för återkommande fakturor sparar en onlinetjänst med kundregister mer tid.

Fyll i dina företagsuppgifter

  • Fakturadatum
  • Fakturanummer
  • Säljarens namn eller företagsnamn och adress
  • Köparens namn eller företagsnamn och adress
  • Beskrivning av vara eller tjänst
  • Momsbelopp och momssats
  • Totalt belopp att betala

Det här är de sju uppgifter som utgör EU-minimikraven för en faktura. De återkommer i Skatteverkets vägledning och i de flesta svenska mallar, bland annat i Fakturamallen.se:s Excel-mall där antal, à-pris, moms och totalsumma räknas fram automatiskt.

Lägg till kundinformation

Adressen styr fakturans väg. För småföretag som delar kontor eller driver verksamhet homeifrån är c/o-adressen vanligare än man tror, den gör att fakturan hamnar hos rätt person även om flera företag finns på samma adress.

Specificera produkter/tjänster

Fakturamallen.se gratis mall visar hur det brukar se ut: radsumman räknas fram när du skriver antal och pris, och momsen och totalsumman uppdateras automatiskt. Det tar bort den vanligaste felkällan – manuell huvudräkning.

Beräkna moms och total

Snabbspåret

Ta en mall med inbyggda formler: Fakturamallen.se och Excelmallen.com räknar ut radsummor, moms och total automatiskt – och stödjer de svenska satser som 25, 12 och 6 procent.

  • 25 % på de flesta varor och tjänster
  • 12 % och 6 % för reducerade sätt
  • Moms i utländsk valuta ska anges i svenska kronor (enligt Skatteverket (momsregler))

Momsen är den del av fakturan där små fel gör störst konsekvenser. Skatteverket kräver att momsen är härleder i kronor; i en mall med formler räknas sam varenda gång med samma logik.

Mönstret: alla verktyg följer samma steg – det som skiljer är hur mycket av jobbet är automatiserat. En mall med formler gör momentet å dig; en onlinetjänst kan dessutom hålla reda på kunder och betalningar.

Skicka fakturan

  • Spara fakturan som PDF och skicka den i e-post (WPS (kontorsprogram med Excel-mallar))
  • Skicka via Gmail när du bygger fakturan i Google Kalkylark (INV24 (mallbibliotek för fakturor))
  • Fakturan ska sparas i minst ett exempel (enligt Skatteverket (momsregler))

När fakturan är på väg är jobbet inte slut: den som utfärdat fakturan ska spara ett kopan, och betalningsflödet bjudtesta ett beslut innan första fakturan skickas. Här kan det vara värt att jämföra hur aktörer hanterar fakturor och utbetalningar – till exempel Nordea Finans Sverige AB: lån, fakturor och utbetalningar.

Mönstret: alla verktyg följer samma steg – det som differentierar är hur mycket arbete du gör själv. En mall med formler tar bort huvudräkning; en onomatjänst hanterar kundregister och betalpåminnelser.

Slutsats: Fakturaskapande är grundstrukturen samma arbetsflöde oavsett verktyg – ingen mall tar bort Skatteverkets krav. Frilansare med en enstaka faktura per månad: välj en gratis Excel-mall med formler. Småföretag med återkommande fakturor: gå över till en onomatjänst som Zervant eller INV24 när manualarbetet börjar kosta mer tid än verktyget.

Kan du skapa fakturor i Excel?

Ja, och det är ofta den snabbaste vägen för den som redan har Office-paketet. Flera gratistjänster erbjuder färdiga Excel-mallar som är upplagda för svensk fakturering med stöd för moms, enligt Excelmallen (mallbibliotek för småföretag).

Skapa en fakturmall i Excel

  • Ladda ner en färdig mall från Fakturamallen.se eller Excelmallen.com – gratis, med formler
  • Fakturamallen.se uppger att mallen fungerar även i Numbers och Google Kalkylark
  • Spara som PDF när fakturan ska skickas (WPS (kontrolls-program med Excel-mallar))

Färdiga mallar är att föredra framför att bygga från grunden: formler är redan testade och anpassade för svenska förhållanden med momssatserna 25, 12 och 6 procent.

Använd formler för automatiska beräkningar

  • Antal × à-alis = radsumma (inbygg i Fakturamallen.se: mall)
  • Moms och totalsumma beräknas automatiskt
  • Fakturajournal med kundregister, momsberäkning och betalstatus finns i Excelmallen (mallbibliotek för småföretag))

Det som gör Excel till ett fakturaverktyg är formerna. När du skriver antal i en cell och priset per enhet i en annans, sköter mallen resten. En fakturajournal ger över och för dig av betalda och utestående fakturor.

Anpassa layout och logga

  • WPS beskriver sina Excel-mallar som nedladdningsbara, anpassningsbara och sparsamma som PDF
  • Logotyp och färger går att lägga in i mallen

Anpassning handlar om att byta logotyp, färger och betalningsuppgifter. Du slipper ett dyrt fakturaprogram för att få en professionell faktura.

Innebörden: Excel fungerar utmärkt för många småföretag. Det som saknas är påminnelser och betalningsspårning, där får fakturajournalen täcka upp.

Är Google faktura gratis?

Det korta svaret: ja, för grundläggande bruk. Google Invoice – det som oftast menas när man talar om Google Faktura – är i praktiken ett faktureringsflöde via Workspace, med Googles kalkylark och Gmail. INV24 visar 45 gratis mallar i PDF, Excel, Word och Googles Docs/Sheets, vilket gör Googles format helt användbart gratis.

Vad är Google Faktura?

  • Faktureringsflöde via Google Workspace med Google Kalkylark som mallbas
  • Mallen skickas via Gmail med fakturan som PDF-bilaga
  • Google-format finns bland de 45 gratis mallarna från INV24 (mallbibliotek för fakturor)

Google Faktura är inte en separat fakturaapp, utan ett sätt att arbeta: mallen ligger i Kalkylark, du fyller uppgifterna i webbläsaren och skickar fakturan vidare med e-post. Eftersom allt är gratis blir kostnaden per faktura noll.

Hur fungerar Google Faktura?

  • Välj en Google Kalkylark-mall och fyll i uppgifterna i webbläsaren
  • Moms och totalsumman räknas ut med form i mallen (Fakturamallen.se (Excel-mall även för Sheets))
  • Spara som PDF och och skicka via Gmail

Flödet liknar Excel, helt i webbläsaren, vilket ger dig tillgång från datorn eller mobilen. Ingen nedladdning, inga versionkonflikter.

Begränsningar i gratisversionen

  • Grundläggande funktioner är gratis för små volmer
  • Kalkylarksmalleen saknar färdiga betalningspåminnelser och journal
  • Vid många återkommande fakturor behöver du komplettera med fakturajournal (Excelmallen (faktura-p-journal))

Gratis betyder att du hanterar administrationen själv. För några fakturor i månaden fungerar det; för ofta återkommande bild är en betalningsjournal hjälpsam.

Vad detta betyder: Google Faktura är Google Kalkylark med en mall, inte ett särskilt program. Priset är rätt för små företag: noll kronor. Men du måste själv hålla reda på betalningar.

Slutsats: Google Faktura är gratis för grundläggande användare, men funkar som kalkylarksflöde snarare än ett fakturaprogram. Småföretag med enstaka fakturor: det gör jobbet. Den som behöver koll på betalningarna: kombinera med fakturajournal eller onlinte tjänst.

Var kan jag hitta en gratis fakturmall?

Utbudet är brett men det finns en skillnaden: rena mallbibliotek och kompletta fakturatjänster. Båda typerna omfattar svenska regler – skillnaden är hur mycket du själv sköter.

Gratis mallar i Word

Word-mallen passar dig som skickar ytterst sällan och vill ha full kontroll över layouten. Nackdelen: du måste själv summera om mallen inga formler har.

Gratis mallar i Excel

  • Fakturamallen.se (Excel-mall med formler) – formler för radsumma, moms och totalsumma
  • Excelmallen (faktura med svensk moms) – stöd för 25, 12 och 6 procent
  • WPS (kontrollsk-program med Excel-mallar) – anpassningsbara mallar som spars som PDF

Excel är den vanligaste lösningen och mest flerfokälla: utan formler blir det manuella fel, med formler är det nästan helt automatiskt.

Online-verktyg som Canva och Adobe Express

  • Canva och Adobe Express är bland de verktyg som dyker upp i översöksresultat för fakturmall
  • Mallarna kan anpassas med logotyp och färger – samma princip som WPS för sina Excel-mallar

Online-verktygen bygger på samma idé som de andra mallarna: färdig layout, ändra text, exportera. Skillnaden är att de är gjort för design, inte bokföring.

Mönstret: alla gratismallar lös formen, men inte uppföljningen. Behöver du koll på betalningar lägger du till journal onlinje.

Kan jag skapa fakturor med mobilen?

Ja – och för många frilansare är mobilen kontoret. Gratistjänsternas webbaserade gränsnitt ger samma flöde som datorn, och PDF-export gör att fakturan kan skickas direkt från mobilen.

Mobila fakturaappar

  • Dedikerade fakturaappar för iOS och Android enligt översikten
  • Webbaserade tjänster som Zervant och INV24 har mobilresponsiv gränssnitt
  • Mobilen räcker för att fylla i och skicka fakturor

Du behöver inget extra separat program.

Skapa en faktura via mobil webbläsare

  • Öppna en mall från INV24 eller Fakturamallen.se i mobilens webbläsare
  • Fyll i uppgifterna på skärmen
  • Spara som PDF (WPS (PDF-exporter))

Gränsnsnitten är byggda för små skärmar.

Skicka faktura direkt från mobilen

  • Bifoga PDF i e-post direkt från telefonen
  • Bygger du fakturan i Google Kalkylark kan du mejla via Gmail (INV24 (mall))
  • Fakturan ska sparas i minst ett exempel – även skapad med mobil

Mejlen finns redan i mobilen, PDF i mallen, skickat till kund inom minuter.

Kärnan: mobilen räcker för hela flödet, om verktyget exporterar till PDF.

Vad är standardformatet för en faktura?

Svenska fakturor följer ett gaffast format: EU bestämmer minimikraven, Skatteverket fastställer dem, och mallarna från Zervant, INV24, Fakturamallen.se och Excelmallen.com är byggd på samma grundstruktur. Det handlar mer om innehåll än utseende.

Obligatoriska fält enligt svensk lag